Зустріч адвоката з клієнтом поза офісом: як її провести і не видати зайвого

Якщо клієнт пропонує зустрітися у публічному місці, варто зважати на те, що кожне назване вголос прізвище чи суму може почути сторонній. Тож варто заздалегідь подбати про стіл, розсадку й рамки розмови.

Про це йшлося під час вебінару «Мистецтво ділового етикету: як формувати бездоганний імідж та вести ефективні переговори». Захід відбувся 13 жовтня з ініціативи Молодіжного Комітету НААУ – UNBA NextGen у Харківській області. Спікеркою виступила експертка з питань дипломатичного етикету, протоколу та публічного представництва Стефанія Діденко. Модерувала зустріч регіональна представниця комітету Катерина Дьома.

Учасниця вебінару запитала, як поводитися, якщо клієнт пропонує зустрітися в кафе. Спікерка відповіла, що роль господаря навіть на нейтральній території може взяти на себе той, хто заздалегідь подбає про простір. Вона порадила прийти на 15–20 хвилин раніше й обрати стіл у кутку чи ніші. Він має бути подалі від входу, каси, вбиральні та гучної кавомашини.

Клієнтові С.Діденко рекомендувала запропонувати місце обличчям до залу або гарного краєвиду, аби він почувався комфортно, а самому сісти спиною до основного потоку відвідувачів. За її поясненням, так адвокат виявляє повагу до співрозмовника. Водночас він захищає від сторонніх поглядів робочі матеріали та екран ноутбука чи планшета.

Публічний простір, наголосила спікерка, створює ризик витоку інформації. Тому в кафе не варто називати вголос прізвища, конкретні суми, назви компаній. Їх краще замінювати нейтральними формулюваннями на кшталт «у нашій справі» чи «друга сторона». Якщо клієнт починає заглиблюватися в чутливі деталі, його варто м’яко зупинити. Ці нюанси краще обговорити в захищеному форматі, а за столиком зосередитися на загальній стратегії.

Замовляти спікерка радила те, що не відволікає від розмови і не загрожує одягу чи документам: каву, чай або воду. Від повноцінних страв краще відмовитися, якщо заздалегідь не домовилися про бізнес-ланч. Невимушена атмосфера кафе розмиває межі зустрічі. Тому вона запропонувала одразу задати їй рамку: наприклад, повідомити, що є близько 40 хвилин, і за цей час пройтися по ключових документах.

Саму розмову, за словами С.Діденко, варто готувати заздалегідь. Треба визначити мету, бажаний і мінімально прийнятний результат. Наприкінці зустрічі домовленості варто підсумувати вголос: хто що робить і до якого строку. Завершити розмову ввічливо допомагає фраза з конкретним наступним кроком. «Дякую, я отримала всю потрібну інформацію. Повернуся до вас із пропозицією до п’ятниці», — навела приклад зі своєї практики спікерка.

Протягом доби після зустрічі слід надіслати лист-підсумок. Такий лист, за її поясненням, дисциплінує сторони й знімає розбіжності в тлумаченнях.

Раніше спікери UNBA NextGen пояснювали, чому для адвоката в суді доречний найвищий градус формальності, і розповідали, як погляд, пауза і телефон впливають на довіру клієнта. Також адвокатам давали поради, що робити, коли клієнт перебуває у стані гострого стресу.

Аби першим отримувати новини адвокатури, підпишіться на канал Національної асоціації адвокатів України у Telegram.