Вчинення нотаріальних дій у Великій Британії: що варто знати українцям

У Великій Британії існує декілька органів, які можуть здійснювати нотаріальні дії для українських громадян, що тимчасово перебувають в цій країні, в тому числі і представники консульства України.

Про особливості та відмінності нотаріальних дій в Україні та Великій Британії розповіли під час вебінару представник НААУ в Шотландії, Сполученому Королівстві Великої Британії і Північної Ірландії Олександр Черних, юрист, координатор проекту 1ST Ukrainian business LTD Олена Батрина та адвокат Валерія Джафарова.

Так, відповідно до ст. 100 Закону «Про нотаріат», нотаріусами України приймаються документи, складені за кордоном за участю іноземних органів влади або які від них виходять (у т. ч. іноземними нотаріусами). У Великій Британії можуть здійснювати:

• засвідчення копій: працівники пошти, міністр релігії, сертифікований бухгалтер, дантист, вчитель, нотаріус.
• посвідчення довіреностей: нотаріус, Office of Public Guardian.

За ст. 13 Закону «Про міжнародне приватне право» та ст. 100 Закону «Про нотаріат» документи, що видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні. Британські (шотландські) нотаріуси діють згідно зі своїм національним законодавством, а саме з Guidance re Acting as Notary Public, який визначає такі вимоги до вчинення нотаріальної дії:

• встановлення особи (документ повинен містити латиницю);
• встановлення волевиявлення особи (документ має бути зрозумілим у першу чергу заявнику – складений рідною мовою);
• встановлення дієздатності особи;
• встановлення факту підписання документа.

Перед підписанням нотаріус в Україні може прочитати текст заявнику та впевнитися, що особа розуміє зміст. При необхідності нотаріус залучає перекладача. Натомість, нотаріуси у Великій Британії не складають документи, це окрема платна послуга, яка тарифікується окремо.

Етапи здійснення нотаріальних дій:

• складання документа (англійською, двома мовами або українською);
• перевірка документів;
• нотаріальне посвідчення документа;
• проставлення апостиля органами FCDO (для використання за межами UK).

Звернутися до нотаріуса можна як шляхом відвідування, так і шляхом відеозвернення. При цьому існує відповідна методика запитань, щоб з’ясувати особу, її дієздатність тощо. Нотаріат в Шотландії має свої особливості, зокрема:

• нотаріусом у Шотландії може бути тільки соліситор (адвокат). Статус нотаріуса – опція за бажанням;
• у нотаріальній діяльності досі керуються законами XIX ст.;
• не використовують нотаріальні бланки;
• можуть здійснювати відеозапис здійснення нотаріальної дії;
• документи не прошивають (роблять за проханням);
• існують спеціальні онлайн програми, які формують проекти нотаріальних документів;
• у нотаріальних документах, зазвичай, не більше 10 речень;
• у нотаріусів немає вимог до нотаріального офісу, можуть працювати будь-де та на коворкінгу;
• немає встановленого державою розміру нотаріальних послуг;
• довіреність може бути видана на 100 років або без зазначення кінцевого строку її дії;
• обман нотаріуса – тяжкий злочин.

Окрім звернення до британських нотаріусів, громадяни України мають можливість звернутися за отриманням нотаріальних дій у консульства України за кордоном. Адреса Консульства України у Великій Британії: UK 8 Windsor St, Edinburgh EH7 5JR або в Лондоні  78 Kensington Park Road, London, W11 2PL.

Повноваження консульських установ для вчинення нотаріальних дій встановлюються Законом «Про нотаріат», Консульським статутом України, затвердженим Указом Президента України від 02.04.1994 №127/94 та іншими нормативно-правовими актами.

Консульські установи України захищають за кордоном права та інтереси України, юридичних осіб і громадян України, сприяють розвиткові дружніх відносин України з іншими державами. Консул зобов'язаний вживати заходів для того, щоб громадяни України користувалися в повному обсязі всіма правами.

Консул має повноваження:

• провадити реєстрацію укладення шлюбу, розірвання шлюбу;
• провадити усиновлення дитини;
• реєструвати акти громадянського стану громадян України;
• видавати паспорти, продовжувати строк їх дії;
• приймати рішення про оформлення набуття громадянства України;
• здійснювати нотаріальні дії: посвідчувати правочини (договори, заповіти, довіреності тощо), крім договорів щодо нерухомого майна, що розташоване в Україні; засвідчувати правильність копій документів, перекладу документів; посвідчувати факти (про перебування фізичної особи в певному місці) тощо.

Відповідно до Консульського статуту України:

• нотаріальні дії вчиняються у приміщенні консульської установи України. В окремих випадках – поза нею (ст. 45);
• нотаріально документи підписуються в присутності Консула, який вчинює нотаріальні дії. Якщо документ підписано за відсутності Консула, то особа повинна особисто підтвердити, що документ підписаний нею (ст. 48);
• нотаріальне діловодство в консульських установах ведеться державною мовою України (ст. 50);
• за консульські дії, що виконуються за кордоном і на території України, справляється консульський збір (ст. 56);
• якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, Консул відмовляє у вчиненні такої дії (ст. 52);
• коли особа, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, не знає української мови, тексти документів, що оформлюються, повинен перекласти їй Консул або перекладач (ст. 50).

Ще однією особливістю нотаріальних дій у Великій Британії є отримання апостиля.

Апостиль надається Міністерством закордонних справ Великої Британії (FCDO), підтверджує, що підпис, штамп або печатка поставлено державним службовцем або що документ надано державним органом Великої Британії.

Згідно зі ст. 13 Закону України «Про міжнародне приватне право» документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються дійсними в Україні в разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором України.

Конвенція, що скасовує легалізацію іноземних офіційних документів (Україна приєдналася 10.01.2002), у ст. 3 зазначає, що «єдиною формальною процедурою, яка може вимагатися для посвідчення автентичності підпису, якості, в якій виступала особа, що підписала документ, та, у відповідному випадку, автентичності відбитку печатки або штампу, якими скріплений документ, є проставлення передбаченого ст. 4 апостиля компетентним органом держави, в якій документ був складений».

Відповідно до постанови Кабміну від 18.01.2003 № 61 повноваження проставлення апостиля в Україні мають такі органи:

• на документи, що видаються нотаріусами України, органами юстиції, судами – Міністерство юстиції або приватні та державні нотаріуси;
• на документи, що видаються Державною міграційною службою, що стосуються сфери міграції, – Державна міграційна служба (з січня 2023 року);
• на документи, що видаються податковою службою, – Державна податкова служба України (з січня 2023 року);
• Міністерство освіти продовжує проставляти апостиль на документи, видані закладами освіти;
• на документи, що видані в рамах надання сервісних послуг територіальними органами МВС, – Міністерство внутрішніх справ;
• на всі інші види документів – Міністерство закордонних справ.

Якщо людина перебуває за межами України і їй необхідно проставити апостиль на заламінованих свідоцтвах, то найкращим шляхом буде надати довіреність на цю дію (довіреність може бути засвідчена у консульстві або у місцевого нотаріуса), отримати нові свідоцтва (законодавством не обмежена кількість звернень для отримання документів, виданих органами ДРАЦС) і представник за дорученням звернеться до органів юстиції, у томі числі нотаріусів, для легалізації.

Посвідчення довіреностей Консульством за кордоном України відбувається в порядку та за правилами законодавства України.

Довіреність, посвідчена Консулом, викладена на білому аркуші, українською мовою і чинна при обов’язковій реєстрації цієї довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей України (відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей).

Довіреності іноземного нотаріуса не реєструються в Єдиному реєстрі довіреностей, оскільки на них не розповсюджується Положення про ЄДР – вони оформлюються іноземним нотаріусом відповідно до законодавства країни посвідчення (на аркушах, переважно білого кольору) з легалізацією (або з проставленням апостиля).

Відмінність таких довіреностей в тому, що законодавство різних країн по-різному посвідчує/засвідчує довіреності. Однак вони дійсні на території України за умови їх легалізації в країні оформлення та приймаються нотаріусами України (ст. 34 Закону України «Про міжнародне приватне право» вказує, що порядок видачі, строк дії, припинення та правові наслідки припинення довіреності визначаються правом держави, у якій видана довіреність).

До таких довіреностей обов'язково додається переклад українською мовою, підпис перекладача засвідчується нотаріусом України (така довіреність може бути складена лише українською, тоді перекладатися будуть лише посвідчувальний напис на довіреності та апостиль).

Особливості посвідчення довіреностей Консулом:

• викладена виключно українською мовою;
• потребує реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей України;
• для посвідчення необхідно звернутися до Консульства України за кордоном;
• чинна тільки в Україні (і тільки за умови проставлення апостиля в Україні чи відповідної легалізації, може бути використана за межами України).

Особливості посвідчення довіреностей місцевим нотаріусом:

• викладається будь-якою мовою чи двома мовами;
• не потребує ніяких реєстрацій, крім апостиля;
• в Україні є необхідність перекласти те, що викладене англійською мовою (апостиль і нотаріальний напис);
• можна посвідчити будь-коли та без необхідності відвідування нотаріуса (шляхом відеозвернення);
• чинна у всіх країнах світу, що є учасниками Гаазької конвенції, оскільки має апостиль;
• немає необхідності в пред’явленні військових документів нотаріусу;
• є можливість швидкого посвідчення та апостиля (готовність на наступний день).

Строк довіреності встановлюється у самому документі. Якщо строк довіреності не встановлений, вона зберігає чинність до припинення її дії (ст. 245 ЦК).

Аби першим отримувати новини адвокатури, підпишіться на канал Національної асоціації адвокатів України у Telegram.