Подання до суду документів електронною поштою – новели сьогодення

Наразі дуже актуальним є питання подання до суду документів шляхом надсилання на електронну пошту.

Відповідно до ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Але на разі існує ряд проблем, з котрими зіштовхуються учасники справи при надісланні документів до Суду за допомогою електронної пошти:

1.Нереєстрація електронного документа, у зв’язку з порушенням вимог до офіційного електронного листа.

Так, відповідно до інформації, яка міститься на сайтах деяких судів (наприклад: https://ck.arbitr.gov.ua/sud5026/gromadyanam/vimogi_do_email1/), до електронних листів повинні застосовуватись наступні вимоги:

• Заповнений рядок «Тема»: день, місяць, рік; реєстраційний номер листа; інше. Наприклад: 02.02.2020, № 02/2020, Суддя: Іванов І.І., Справа № 111/11/20 – клопотання про призначення експертизи.
• В тексті самого листа може бути вказано попередній короткий зміст, з обов’язковим вказанням доданих файлів у вкладенні до листа.
• Підпис електронного листа здійснюється таким чином: 1) посада та ПІБ відправника (у разі відправлення структурним підрозділом – назва організації, структурного підрозділу та ПІБ відповідальної особи/виконавця); номер телефону (в т.ч. – мобільного телефону); електронна адреса для зворотного зв’язку.

Зовсім не можу погодитись із даними рекомендаціями, так як, по-перше, не зрозуміло, яким саме нормативним документом суди керуються, надаючи такі рекомендації, а по-друге:

Рекомендую заповнити в рядку «Тема»: кому саме та про що даний електронний лист. Наприклад: Суддя: Іванов І.І., Справа № 111/11/20 – клопотання про призначення експертизи. Сам електронний лист обов’язково містить інформацію про дату та час відправлення, а тому немає потреби вказувати про це в темі. Щодо вихідного номеру, то це не є обов’язковим реквізитом для листів фізичних осіб, якщо ж Ви все-таки присвоюєте електронному листу вихідний номер, то доцільно його вказати в самому тексті листа.

Сам текст електронного листа, на моє переконання, повинен бути по аналогії супровідного листа, тобто містити коротку інформацію про те, що саме надсилається даним листом з переліком файлів, що до нього додаються та посиланням на те, що ці файли підписані ЕЦП, проханням приєднати дані документи до матеріалів провадження/справи та проханням підтвердити отримання даного листа (далі поясню навіщо).

2.Відмова в реєстрації або залишення без розгляду документів надісланих за допомогою електронної пошти, а не за допомогою підсистеми «Електронний суд».

Так суди можуть взагалі ігнорувати електронні листи і не надавати відповідь на них або відправляти відповідь про невідповідність листа певним вимогам закону. Так, наприклад, Печерський районний суд м. Києва, як до речі і Шевченківський суд м. Києва, дуже часто (але не завжди) відмовляє в прийнятті документів надісланих електронною поштою та підписаних ЕЦП та вимагає надсилання документів за допомогою підсистеми «Електронний суд».

Потрібно звернути увагу як учасників процесу, так і суду на те, що така відмова в реєстрації електронного листа або в прийняті його до розгляду є безпідставною та порушує ст. 6 Конвенції про захист прав людини та основоположних свобод.

Щодо вимоги надсилання документів за допомогою підсистеми «Електронний суд», то дана система не обмежує право учасників судового процесу надсилати до суду документи електронною поштою, це вибір самого учасника процесу, яким із способів подати до суду документи: самостійно через канцелярію, надіслати листом за допомогою Укрпошти, кур’єром, за допомогою підсистеми «Електронний суд» чи електронною поштою. Будь-які обмеження судом такого права учаснику є протизаконним.

Порядок використання для обміну документами електронну пошту встановлено Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг», в якому зазначено, що порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством.

Наказом Державної судової адміністрації України від 23 березня 2017 року № 367 затверджено Тимчасовий регламент обміну електронними документами між судами та учасниками судового процесу, кримінального провадження, який визначає порядок надсилання учасникам судового процесу, кримінального провадження процесуальних документів в електронному вигляді паралельно з документами у паперовому вигляді відповідно до процесуального законодавства. Особливістю обміну документами в цій підсистемі є обов’язкове надсилання документів одночасно і в електронному і в паперовому вигляді, учасники повинні бути зареєстровані в цій підсистемі, ця підсистема містить готові шаблони клопотань та інших процесуальних документів, що є не завжди зручно, шаблони є не з усіх процесуальних питань, вони не завжди коректно складені, сама підсистема не зрозуміло на якій мові, так як одне слово в назві написано українською мовою, інше російською, а інше не зрозуміло якою, система постійно «висне» та має багато інших недоліків.

Відповідно до п. 2 розділу ІІ Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, затвердженої Наказом Державної судової адміністрації України від 20.08.2019 № 814, якщо після отримання документа електронною поштою або факсимільним зв'язком до суду надходить такий документ і на паперовому носії, останній передається за призначенням. На оригіналі документа на реєстраційному штампі додатково зазначається дата одержання електронного повідомлення.

Тобто, дана інструкція передбачає, що отримані документи електронною поштою теж реєструються в АСДС та передаються до розгляду.

П. 10 розділу ІІ Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України визначає, що приймання та передавання документів електронними засобами зв’язку здійснюється відповідно до Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом ДСА України від 04.12.2013 № 164, та Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами, затвердженого наказом ДСА України від 15.11.2016 № 231.

Відповідно до п. 8.2.1 Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом ДСА України від 04.12.2013 № 164, користувач зобов'язаний перевіряти електронну поштову скриньку не менше 2 разів на день (на початку першої та другої половин робочого дня). З чого випливає, про обов’язок працівників суду перевіряти електронну пошту на наявність повідомлень та передавати їх для реєстрації в АСДС.

Відповідно до п. 22 Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами, затвердженого наказом ДСА України  встановлено порядок дій працівника суду в разі отримання електронного листа.

З чого можна зробити висновок, що не існує документу, який би обмежував учасника процесу в надісланні документів до суду за допомогою електронної пошти, а, навпаки, зазначеними вище документами встановлено порядок отримання електронних листів та їх реєстрацію в АСДС.

Аналогічного висновку дійшов і Верховний Суд у складі колегії суддів Касаційного адміністративного суду 19 вересня 2019 року у справі №826/14954/17. Так, в своєму рішенні суд вказав, що ні Інструкцією, ні іншим нормативно-правовим актом не визначено права суду (його відповідального працівника) вирішувати питання щодо дотримання заявником вимог процесуального закону до форми (паперова, електронна тощо) документа та, тим більше, повертати такий документ автору.

В листі Печерського районного суду м. Києва від 23 березня 2020 року № 1022/20 вказано вхідний номер клопотання № 40915, що свідчить, що даний лист був зареєстрований в АСДС, але не переданий до розгляду, що є порушенням розділу ІІІ Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України кореспонденція, що стосується розгляду конкретної справи, після її реєстрації в АСДС, передається судді (судді-доповідачу), у провадженні якого перебуває справа. Передавання документів здійснюється під підпис у реєстрі в порядку, визначеному в суді.

Окрім того, на сьогоднішній день в умовах карантину додатково діють норми, які рекомендують учасникам звертатися до суду, подавати документи за допомогою електронного листування.

Так, карантин був запроваджений на території України  згідно Постанови Кабінету Міністрів України «Про запобігання поширенню на території України коронавірусу COVID-19» від 11.03.2020 року № 211 (з відповідними внесеними змінами).

Згідно  Рекомендації Ради суддів України викладених у листі № 9 рс186/20 від 16 березня 2020 року – громадянам (та іншим особам) було рекомендовано подавати процесуальні документи у справах шляхом їх надіслання на офіційну електронну адресу суду, а не зобов’язано подавати електронні документи лише через підсистему «Електронний суд».

Відповідно судами були прийняті розпорядження щодо організації роботи в судах в умовах карантину.

Не виключенням є і Печерський районний суд м. Києва. Звертаючись до тексту Наказу № 128-з/2020, а саме в п. 1 вказано, що встановлено особливий режим роботи Печерського районного суду м. Києва та  вказано щодо рекомендації подання процесуальних документів на електронну адресу суду inbox@pc.ki.court.gov.ua. Проте, при цьому Печерським районним судом м. Києва  відбувається надіслання (у відповідь на електронний лист) роз’яснення щодо виключної необхідності подання документів через підсистему «Електронний суд», котре не тільки суперечить визначеним вище нормативним актам, відповідному Наказу Суду та Рекомендації Ради суддів України.  

3.Суди не підтверджують отримання листа та надають відповідь, пересилають документи з порушенням встановленого порядку.

Окремо потрібно звернути увагу, що самі суди не дотримуються, надсилаючи електронні листи учасникам справи/провадження нормативно-правових актів, які регулюють створення та направлення електронних листів.

Так зокрема, в розділі «Тема» листа, який направлено мені в якості відмови розглянути клопотання, не вказано дати та вихідного номеру листа, кому даний лист, а в тексті відсутнє посилання на прикріплений файл та не вказано даних особи, яка цей лист складала.

Відповідно до п. 8.2.13 Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженого наказом ДСА України від 04.12.2013 № 164, При формуванні електронного листа в рядку «Тема» вказується його зміст у стислому вигляді. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі треба вказати, кому адресована передана інформація (якщо ця інформація відсутня в рядку «Тема»). Рядок «Тема» заповнюється обов'язково.

Відповідно до п. 8.2.17 цього ж Положення кожний електронний лист має бути підписаний. Підпис складається з наступних рядків:

- посада та назва підрозділу, назва Користувача;

- прізвище, ім'я, по батькові відправника;

- код міжміського зв'язку (оператора мобільного зв'язку) та телефон;

- e-mail адреса.

До даного листа приєднаний файл PDF, але відповідно до п. 8.2.14 Положення, у випадку приєднання файлів у листі необхідно давати стислу інформацію про файли, що приєднуються. Усі приєднані файли мають бути у форматі «ZIP-архіву» або «RAR-архіву».

І найголовніше те, що даний лист не підписаний ЕЦП, що відповідно є порушенням усіх вище визначених норм, а саме:

• Відповідно ст. 6 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», вказано, що для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис, накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.
• Відповідно ст. 8  Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.
• Відповідно до п. 8.2.8 Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, офіційні документи, що вкладаються до електронного листа-повідомлення, за умови впровадження електронного цифрового підпису, обов'язково підписуються з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа після внесення реєстраційних дати та номера особою, що реєструє та відправляє лист.
• Відповідно до п. 9 Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами між місцевими та апеляційними судами, Державною судовою адміністрацією України, територіальними управліннями Державної судової адміністрації України, підприємствами, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, файл, створений відповідно до вимог пунктів 7, 8 цього Порядку, підписується відповідальною особою з використанням власного ключа електронного цифрового підпису або електронної печатки канцелярії (служби діловодства).

Важливо! Зверніть також увагу на те, що відповідно до ст. 11 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа, вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб - місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Суди не відповідають за звичай про одержання ними листа, хоча п. 8.2.22 Положення про порядок використання ресурсів локальної обчислювальної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, встановлено, що відповідальний працівник суду після отримання повідомлення електронною поштою надсилає електронною поштою підтвердження про отримання повідомлення відправнику (якщо про це є повідомлення в листі) або повідомлення про проблеми з читанням отриманого листа, з накладанням на нього електронного цифрового підпису.

Якщо ж суд не надає підтвердження про отримання електронного листа, то телефонуйте до суду та просіть Вам надати інформацію про реєстрацію електронного листа.

Не забувайте також в електронному листі налаштувати автоматичне підтвердження отримання електронного листа судом, детальний опис таких налаштувань міститься в п. 8.2.18 та 8.2.19 цього ж положення.

Як додавати копії докуметів до електронного листа?

Копії цих документів слід засвідчити відповідно до вимог процесуального законодавства та правил діловодства, а саме: зробити відмітку «КОПІЯ» в верхньому правому кутку першого аркуша кожного з документів, а також засвідчуваний напис «Згідно з оригіналом» з вказанням найменування посади, прізвища та ініціалів особи, яка засвідчила копію (підпис особи скріплюється печаткою підприємства або його структурного підрозділу).

Суди самі повинні використовувати ЕЦП при викладенні копій судових рішень на офіційному сайті Єдиного державного реєстру судових рішень. Так, пунктом 12 Порядку ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, затвердженого Постановою КМУ від 25.05.2006 № 740, встановлено: «12. Суди надсилають адміністраторові Реєстру копії всіх судових рішень виключно в електронній формі із застосуванням автоматизованої системи документообігу суду з використанням електронного цифрового підпису, що передує видачі копії судового рішення», а також: «Електронна копія судового рішення - складений в суді у вигляді електронних даних ідентичний судовому рішенню за документарною інформацією та реквізитами електронний документ, засвідчений електронним цифровим підписом особи, що підписала зазначене рішення, який може бути перетворений електронними засобами у візуальну форму.»

Надсилайте документи до суду електронною поштою, залишайтеся вдома та будьте здорові!

Автор публікації: Ганна Колесник

Ганна Колесник

Голова Комітету захисту прав людини НААУ, голова Секції з боротьби з кіберзлочинністю