Електронний цифровий підпис: Перспективи використання та способи перевірки справжності

В роботі адвоката, окрім участі в судових засіданнях та процесуальних діях, значний об’єм витрат трудового ресурсу займає відправлення документів поштою або подання документів до суду чи відповідної організації особисто, а отже відвідування цих установ.

Але на сьогодні все це можливо зробити і не виходячи з офісу. Саме тому, все більшої популярності набирає спосіб відправки документів електронною поштою, який має певний нюанс – наявність електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП).

Де можна отримати ЕЦП? Так, відповідно до законодавства отримати ЕЦП фізична або юридична особа може в одному з Акредитованих центрів сертифікації ключів (АЦСК). Для ознайомлення із тим, хто офіційно входить до переліку таких центрів, можете перейти за посиланням: https://czo.gov.ua/ca-registry.

Але як бути, коли у Вас немає ЕЦП і Акредитовані центри сертифікації ключів (АЦСК) перейшли на дистанційну роботу або Ви знаходитесь під самоізоляцією? Не на умовах реклами, але доречно зазначити, що ЕЦП можливо отримати через особистий кабінет «Приват 24», тобто не виходячи з дому. Це зробити досить просто: зайдіть в розділ «Усі послуги», вибираємо «Бізнес», «Завантажити сертифікат». Заповніть відсутні відомості у формі заявки на отримання сертифікату. Зверніть увагу, що поле «E-mail» обов’язкове для заповнення. Повну інструкцію отримання сертифікату можливо переглянути клацнувши на рядок «Як це працює».

Які можливості надає Вам ЕЦП? За допомогою послуг ЕЦП можна підписувати електронні документи, користуватися електронними послугами, реєструватися на державних порталах та ін. Варто зауважити, що документи, підписані за допомогою ЕЦП, мають таку саму юридичну силу, як і звичайні. Із цього слідує, що вимога направити відскановану копію документи із звичайним підписом є неправомірною, у разі попереднього направлення документу підписаного ЕЦП.

Як підписати документ ЕЦП? Для цього існує немало сервісів, як платних та і безкоштовних. Наприклад, на сайті Державного підприємства «Національні інформаційні системи» https://ca.informjust.ua/, можливо і підписати документ і перевірити документ на наявність підпису ЕЦП. Схоже працює також сервіс підписання документів ЕЦП і на сайті Центрального засвідчувального органу Міністерства цифрової трансформації України https://czo.gov.ua/.  Дуже зручним для користування є Paperless https://paperless.com.ua/ – сервіс для компаній та підприємців по обміну документами між собою в електронній формі. Переваги даного сервісу в тому, що тут легко підписувати за допомогою електронно-цифрового підпису та зберігати свої договори, акти та інші документи в електронній, а не паперовій формі.

Дані сервіси дають можливість підписати документи як в текстовому форматі Word, так і в PDF. Рекомендую підписувати в форматі PDF, адже текстові формати під час пересилання можуть зміщувати текст, в разі, якщо особа, яка відкриває документ використовує іншу ніж Ви програму для відкриття документу, або навіть іншу версію програми. Для цього не потрібно використовувати програми по переформатуванню, а достатньо зберігаючи документ у Word вибрати потрібний формат, а саме PDF.

Якщо у вас фото документу, яке потрібно засвідчити за допомогою цифрового підпису, то спочатку потрібно його переформатувати, тут в нагоді стане сервіс ILovePDF https://www.ilovepdf.com/, який до речі допоможе також роз’єднати PDF-документ на  сторінки, в разі потреби, або навпаки.

Як пересвідчитися у справжності ЕЦП? У загальному використання ЕЦП є надійним способом захисту своїх файлів від підробки, адже за використанням такого підпису постійно слідкує провайдер і у разі потреби Ви можете шифрувати свої файли. Але все одно, інколи закрадається недовіра до тих файлів, які надходять із підписом ЕЦП, особливо, якщо мова іде про великі суми. Саме тому, Ви можете перевірити достовірність отриманого ЕЦП на сервісах, про які йшлося вище, які створені для підписання документів ЕЦП.

В наступній статті ми Вам розповімо, як правильно підписувати документи та надсилати їх до суду та інших організацій.

Автор публікації: Ганна Колесник

Ганна Колесник

Голова Комітету захисту прав людини НААУ, голова Секції з боротьби з кіберзлочинністю