Чи потрібен штатний розпис без Господарського кодексу?

З 28 серпня Господарський кодекс втратив чинність, а з ним і стаття, що згадувала повноваження підприємства затверджувати штатний розпис. Чи означає це, що роботодавці можуть відмовитися від документа, — спробуємо розібратися.

Сьогодні у законодавстві прямого обов’язку підприємства мати штатний розпис немає. Навіть колишня ч. 3 ст. 64 ГК лише загально визначала право підприємства встановлювати організаційну структуру, штат і чисельність працівників.

Водночас без штатного розпису обійтися складно. Згідно з листом Мінпраці  від 27.06.2007 № 162/06/187-07 штатний розпис — це письмовий внутрішній документ підприємства, що визначає організаційну структуру, назви та кількість посад, чисельність персоналу, посадові оклади за кожною посадою. Наказом від 28.01.2002 № 57 Мінфін затверджує для державних уcтанов дві форми: типовий штатний розпис та штатний розпис на певний рік. Для приватних підприємств уніфікованої форми не передбачено, тому вони можуть розробляти власні або користуватися наявними.

Але зміна законодавства не означає автоматичного скасування чинних штатних розписів. Тож роботодавці можуть самостійно вирішувати, чи потрібен їм цей документ надалі. Прикметно, що державні регулятори вже висловили свою позицію про необхідність цього документа. Так, Мінекономіки (листі від 19.08.2025 № 4701-05/55169-09) вказало, що штатний розпис необхідний, оскільки забезпечує дотримання прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення, правильне встановлення та облік заробітної плати, а також регулює внутрішні трудові відносини. Доцільність існування штатного розпису підтвердило і Держпраці (лист від 07.08.2025 № 2983/2.3/2.1-25а).

Тож поки немає спеціального нормативного акта, роботодавцям усе ж варто зберігати штатні розписи. Хоча б для того, аби захистити себе у трудових спорах та під час перевірок.

З наведеного випливає кілька проміжних висновків. По-перше, якщо ви маєте затверджений штатний розпис, він продовжує діяти. По-друге, його відсутність створює певні ризики: працівники отримують додаткові підстави виграти справи про оскарження звільнення, зміну умов праці чи нарахування зарплати. По-третє, без штатного розпису ускладнюється процес доказування як у суді, так і під час перевірок Держпраці.

На практиці штатний розпис досить часто використовується як доказ у трудових спорах. Наприклад, у разі звільнення за скороченням відповідно до п. 1 ст. 40 КЗпП суди зобов’язані перевіряти, чи справді відбулося скорочення чисельності чи штату. Для цього порівнюються штатні розписи до і після змін. У разі оскарження зміни істотних умов праці (ст. 32 КЗпП) суди досліджують, чи справді змінювалися посадові оклади, категорії посад чи підпорядкування. А у справах про стягнення зарплати (ст. 103, 116, 117 КЗпП) штатний розпис підтверджує розмір посадового окладу, який сторони погодили під час прийняття на посаду.

Особливої уваги потребує ситуація, коли в наказах чи трудових договорах зазначено: «Заробітна плата визначається згідно зі штатним розписом». Якщо роботодавець після 28.08.2025 вирішить скасувати штатний розпис, зникає підстава для визначення зарплати. І це фактично можна тлумачити як зміну істотних умов праці. За ст. 32 КЗпП така зміна можлива лише за наявності змін в організації виробництва і праці, завчасного попередження працівників, видання наказу та отримання їхньої згоди. Інакше зміна умов може бути визнана незаконною.

Отже, скасування Господарського кодексу не позбавляє роботодавців обов’язку мати штатний розпис. Попри формальне вилучення ч. 3 ст. 64 ГК, цей документ залишається ключовим для підтвердження правомірності кадрових рішень і дотримання трудових гарантій. Відмова від цього документа без дотримання процедури ст. 32 КЗпП може спричинити трудові спори, штрафи та судові позови. Тож варто зберігати та оновлювати штатні розписи, які є правовою основою для організації оплати праці, захисту від претензій працівників та мінімізації ризиків під час перевірок.

Матеріал опубліковано у виданні «Юридична практика».

Автор публікації: Ганна Лисенко

Ганна Лисенко

член Ради Комітету НААУ з питань трудового права

Аби першим отримувати новини адвокатури, підпишіться на канал Національної асоціації адвокатів України у Telegram.