Фактична перевірка. Коли навіть належні документи не рятують від штрафу?

Під час фактичної перевірки для бізнесу важливо не лише мати документи товарного обліку, а й надати їх у належний момент. Адже якщо платник згадує про документи вже після прийняття податкового повідомлення-рішення, їх наявність не врятує від штрафу.

Документи були, але запізнилися

Показовою для бізнесу є справа №140/6980/24. У ній йшлося про фізичну особу — підприємця, яка здійснювала роздрібну торгівлю ювелірними виробами. Під час фактичної перевірки податковий орган зафіксував два порушення. Перше стосувалося продажу ювелірного виробу без застосування РРО та видачі фіскального чека (підприємець з ним погодився). Друге — ненадання на місці продажу форми обліку товарних запасів і документів, які підтверджують облік та походження товару.

Саме це стало підставою для застосування фінансової санкції. Адже стаття 20 Закону №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» передбачає відповідальність у двох випадках: якщо суб’єкт господарювання реалізує товари, не обліковані у встановленому порядку, або якщо під час перевірки не надає документи, які підтверджують облік товарів у місці продажу.

Ці підстави є самостійними. Тому навіть якщо платник фактично веде облік товарних запасів, але не надає відповідні документи під час перевірки, це може бути достатньою підставою для штрафу. І Верховний Суд уже звертав на це увагу, зокрема у постановах від 11.01.2024 у справі №420/12275/22 та від 27.08.2024 у справі №300/2879/22.

Підприємець стверджував, що документи товарного обліку існували, але зберігалися в електронній формі. За його позицією, перевіряючих повідомили про можливість ознайомитися з ними, однак вони цього не зробили. Суди першої та апеляційної інстанцій погодилися з цими аргументами й скасували штраф у відповідній частині.

Але Верховний Суд із цим не погодився (постанова Верховного Суду від 03.03.2026). Вирішальним стало не те, чи існували документи взагалі, а те, чи були вони надані контролюючому органу у визначений законом момент і спосіб. Саме ця обставина, на думку Суду, мала значення для оцінки правомірності застосованої санкції.

Особливості фактичної перевірки

Фактична перевірка проводиться за місцем фактичного провадження діяльності платника або розташування його господарських об’єктів. Її ключова особливість полягає в тому, що вона здійснюється без попередження платника податків (ст.ст. 75, 80 Податкового кодексу). Тому момент пред’явлення направлення і наказу на перевірку фактично є моментом, з якого платник має бути готовий надати документи.

Пункт 85.2 ПК зобов’язує платника після початку перевірки надати посадовим особам контролюючого органу документи, що належать до предмета перевірки. Водночас абзац другий пункту 12 статті 3 Закону №265/95-ВР встановлює спеціальне правило: документи про облік і походження товарних запасів мають бути надані саме на початок проведення перевірки.

Тож Верховний Суд у справі, що розглядається наголосив, що цей обов’язок не залежить від окремої письмової вимоги податкового органу. Платник має самостійно надати документи, які підтверджують облік і походження товарних запасів, уже на початку фактичної перевірки.

Такий підхід ВС висловлював і раніше, зокрема у постановах від 11.01.2024 у справі №420/12275/22, від 27.08.2024 у справі №300/2879/22 та від 30.09.2025 у справі №520/22949/24.

Чому відсутність запиту не допомогла

Суди першої та апеляційної інстанцій у справі №140/6980/24 виходили з того, що контролюючий орган не направив платнику запит на отримання копій документів, передбачений пунктом 85.4 ПК. Саме з цим суди пов’язали скасування штрафу за ненадання документів товарного обліку.

Проте ВС звернув увагу, що цей пункт регулює право контролюючого органу отримувати належним чином засвідчені копії первинних документів. Такий запит має процедурне значення насамперед для документальних перевірок, де предмет перевірки визначений заздалегідь.

Фактична перевірка має іншу природу. Вона проводиться без попередження, тому платник не може пов’язувати виконання свого обов’язку з отриманням окремого письмового запиту. Пасивна поведінка платника, який лише повідомляє про наявність документів або можливість ознайомитися з ними, не відповідає вимогам Закону №265/95-ВР.

Зміни, внесені Законом №1914-IX, що почали діяти з 2022 року, також посилили цей стандарт поведінки. Якщо раніше пункт 12 статті 3 Закону №265/95-ВР вимагав надання документів під час проведення перевірки, то з 01.01.2022 йдеться вже про їх надання на початок проведення перевірки.

Порядок ведення обліку товарних запасів для ФОП, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496, також передбачає, що форма обліку та первинні документи мають зберігатися у місці продажу до вибуття останньої одиниці товару, відображеної в таких документах. Якщо діяльність ведеться у кількох місцях продажу, облік здійснюється окремо за кожним із них.

Це особливо важливо для підприємців, які працюють із товарами значної вартості або переміщують їх між складом і магазином, адже кожне таке переміщення має підтверджуватися відповідним первинним документом.

Коли документи ще мають значення

Проблема виникає тоді, коли документи з певних причин не були надані або посадові особи контролюючого органу відмовилися їх прийняти чи врахувати.

У такому випадку платник може скористатися механізмом, передбаченим п. 44.7 ПК. Ця норма дозволяє до закінчення перевірки надіслати копії документів листом із повідомленням про вручення та описом вкладення або надати їх безпосередньо до контролюючого органу, який проводить перевірку. У справі, що розглядається, підприємець цим механізмом не скористався.

Наступною процесуальною можливістю є подання заперечень на акт перевірки. Відповідно до п. 86.7 ПК платник має право протягом 10 робочих днів з дня, наступного за днем отримання акта, подати заперечення, додаткові документи і пояснення. Вони є частиною матеріалів перевірки та мають бути враховані контролюючим органом під час прийняття рішення. Це ключова і фактично остання повноцінна стадія, на якій документи ще можуть вплинути на результат.

Але у справі №140/6980/24 заперечення на акт перевірки не подавалися. Акт був вручений належним чином, а тому строк для подання заперечень почався і був пропущений. Отже, платник не використав стадію, на якій документи ще могли бути враховані до прийняття податкового повідомлення-рішення.

Пункт 44.6 ПК передбачає, що документи, надані після завершення перевірки, але до прийняття рішення контролюючим органом, мають бути враховані. Однак після прийняття податкового повідомлення-рішення цей механізм уже не працює. Подання документів разом зі скаргою в адміністративному порядку або вже під час судового розгляду саме по собі не усуває порушення, зафіксованого під час перевірки.

Саме це стало вирішальним. Оскільки документи товарного обліку були подані лише разом зі скаргою на вже прийняте податкове повідомлення-рішення, Верховний Суд дійшов висновку, що вони не мають юридичного значення для оцінки правомірності самого рішення контролюючого органу.

Ціна пасивності

Справа №140/6980/24 демонструє типову процесуальну помилку платника: розрахунок на те, що сама наявність документів товарного обліку буде достатнім аргументом у спорі з контролюючим органом. Однак для фактичної перевірки вирішальним є не лише існування документів, а й момент та спосіб їх надання.

Пасивна поведінка під час перевірки або після неї може мати для бізнесу відчутні наслідки. Якщо документи не були надані на початку перевірки, не передані до її завершення, не додані до заперечень на акт і з’явилися лише після прийняття податкового повідомлення-рішення, їх доказове значення істотно зменшується.Тому суб’єктам господарювання слід належним чином організовувати товарний облік, зберігати первинні документи у місці продажу, готувати персонал до фактичної перевірки та своєчасно використовувати процедурні механізми, передбачені Податковим кодексом.

Матеріал опубліковано у виданні «ADVOKAT POST».

Автор публікації: Ірина Тодорич

Ірина Тодорич

член Ради Комітету НААУ з питань адміністративного права та процесу

Аби першим отримувати новини адвокатури, підпишіться на канал Національної асоціації адвокатів України у Telegram.