Нюанси оформлення письмового трудового договору про дистанційну роботу

Порядок оформлення дистанційного працівника

Договір про дистанційну роботу обов’язково укладається в письмовій формі (п. 6-1 ст. 24 КЗпП). Його укладають добровільно за згодою працівника та роботодавця, але за наявності технічної можливості. 

Під час епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника,  у разі виникнення загрози збройної агресії, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру дистанційна робота може запроваджуватися наказом (розпорядженням) без обов’язкового укладення трудового договору в письмовій формі.

Отже, поки триває карантин працівника можна перевести на дистанційну роботу (або прийняти нового), просто видавши наказ та ознайомивши працівника протягом 2 днів з дня його прийняття. Проте, не слід забувати, що карантин врешті закінчиться і укладати письмові трудові договори довидеться обов’язково, бо Держпраці може накласти штраф згідно ст. 265 КЗпП України за фактом допуску працівника до роботи без оформлення трудового договору, що складає 10-кратний розмірі мінімальної заробітної плати.

Отже, для оформлення дистанційного працівника необхідно:

1. Отримати від особи документи для прийняття на роботу (трудову книжку, паспорт, свідоцтво про освіту тощо);
2. Заяву працівника про прийняття на роботу із вказівкою на дистанційну роботу,
3. Підписати письмовий трудовий договір про дистанційну роботу;
4. Видати наказ про прийняття на дистанційну роботу та ознайомити з ним  працівника,
5. Зробити запис до трудової книжки (без вказівки про дистанційну роботу);
6. Повідомити ДПС про прийняття на роботу працівника;
7. Ознайомити працівника з умовами трудового договору, роз’яснити права та обов’язки, умови праці, проінструктувати з питань техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці і протипожежної охорони, визначити спосіб ознайомлення з наказами та розпорядженнями тощо (ст. 29 КЗпП України).

Умови письмового трудового договору про дистанційну роботу

Типова форма трудового договору про дистанційну роботу буде затверджуватися центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин. Така форма буде мати рекомендаційний характер, тому  роботодавці можуть самостійно розробити та впровадити у себе на підприємстві письмові трудові договори з дистанційної роботи, де передбачити всі правовідносини з працівником.

У договорі про дистанційну роботу слід передбачити наступні умови:

- посада працівника, його права та посадові обов’язки (вид та обсяг роботи);

- порядок дистанційної роботи, наприклад, завдання на електронну пошту або через програму із зазначенням терміну його виконання;

- порядок та строки виконання завдання: за розпорядженнями або вільний у виборі інструментів; 

- порядок і строки подання працівниками звітів про виконану роботу;

- основне місце роботи, сумісництво або суміщення;

- робоче місце (якщо воно визначене), собливості поєднання дистанційної роботи з роботою на робочому місці в офісі;

- строк дії договору: строковий або безстроковий договір, умови пролонгації;

- умови оплати праці;

- робочий час, час відключення (обід), відпустка;

- правила внутрішнього трудового розпорядку, якщо про це домовлено в трудовому договорі;

- періодичність та порядок проведення роботодавцем інструктажів (навчання) працівників з питань охорони праці і протипожежної охорони;

- відповідальність працівника за забезпечення безпечних та нешкідливих умов праці на робочому місці;

- відповідальність роботодавця за техніку безпеки обладнання, якщо таке передається працівнику;

- розмір, порядок і строки виплати працівникам компенсації за використання належних їм або орендованих ними обладнання, програмно-технічних засобів, засобів захисту інформації та інших засобів. Якщо в трудовому договорі про це не зазначити, тоді обов’язок забезпечення покладається на роботодавця, а також оплачує витрати, пов’язані з цим.

Це необов’язковий та невичерпний перелік умов, які слід передбачити в трудового договорі про дистанційну роботу.

Законом не передбачено автоматичного контролю за дистанційними працівниками. Про це треба роботодавцю подбати окремо і прописати в договорі або в наказі.

Слід у трудовому договорі визначити порядок організації віддаленої роботи (підпорядкованість, час на період відключення (перерва), строки та порядок подання звітів щодо виконаної роботи, порядок та частота перевірки електронної пошти тощо). Рекомендую прописати як будуть відбуватися наради  або спілкування з працівниками, наприклад, за допомогою програм, а саме: Go To Meeting, Zoom, Skype. Як та де зберігається документація, наприклад, у Dropbox або Google Диск. 

Також у трудовому договорі обов’язково пропишіть трудові обов’язки працівника (посадову інструкцію), їхній об’єм та чіткий перелік. Напишіть про трудову дисципліну, якщо є необхідність.

Якщо такі моменти не прописати в договорі (або в наказі на час картину) і не ознайомити працівника з такими умовами контролю, то буде неможливо в майбутньому довести порушення працівника трудових обов’язків, наприклад, під час звільнення або виплаті заробітної плати.

Так, наприклад, в Рішенні Білоцерківського міськрайонного суду Київської області № 357/7412/2 від 05.05.2021 р. суд встановив, що оскільки роботодавцем не забезпечено організацію діловодства, ведення і здача статистичної звітності дистанційним працівникам, то підстав стверджувати, що працівник не виконувала трудові обов’язки вдома немає. Суд задовільнив позов працівника-дистанційника, якому не була виплачена в повному обсязі заробітна плата, оскільки роботодавець в односторонньому порядку запровадив простій, не ознайомивши працівника з наказом.

В іншій справі, Рішенням Роздільнянського районного суду Одеської області № 511/1777/20 від 14.04.2021 року суд поновив працівника, якого було звільнено за прогул, оскільки працівник на підставі наказу був переведений на дистанційну роботу на період дії карантину в Україні. Даний наказ не скасовано, на день відсутності працівника в приміщенні роботодавця карантин діяв, тому підстав для звільнення за прогул не було, оскільки працівник працював вдома.

Автор публікації: Ганна Лисенко

Ганна Лисенко

адвокат, член Комітету з трудового права НААУ, партнер АО «Адвокатська сім’я Лисенко»